KVKK Aydınlatma Metni

SD Kongre Organizasyon ve Etkinlik Yönetimi ("SD Kongre") olarak, özel hayatın gizliliğinin korunmasına ve kişisel verilerin güvenliğine büyük önem vermekteyiz. İşbu Aydınlatma Metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") başta olmak üzere ilgili mevzuat hükümleri kapsamında, veri sorumlusu sıfatıyla kişisel verilerinizin hangi kapsamda işlendiği, hangi amaçlarla kullanıldığı, kimlere aktarılabileceği ve veri sahibi olarak sahip olduğunuz haklar hakkında sizleri bilgilendirmek amacıyla hazırlanmıştır.

1. Veri Sorumlusunun Kimliği

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu uyarınca kişisel verileriniz, veri sorumlusu sıfatıyla; SD Kongre Organizasyon ve Etkinlik Yönetimi tarafından aşağıda açıklanan kapsamda işlenebilecektir.

2. İşlenen Kişisel Veriler

Faaliyetlerimizin niteliğine bağlı olarak aşağıdaki kişisel verileriniz işlenebilmektedir:

3. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

Kişisel verileriniz, KVKK'nın 4, 5 ve 6'ncı maddelerinde belirtilen temel ilkelere uygun olarak aşağıdaki amaçlarla işlenebilmektedir:

• Kongre, seminer, toplantı, eğitim ve benzeri organizasyon faaliyetlerinin planlanması, yürütülmesi ve sonuçlandırılması,
• Katılımcı başvuru, kayıt ve akreditasyon süreçlerinin yönetilmesi,
• Konaklama, ulaşım, transfer ve seyahat organizasyonlarının gerçekleştirilmesi,
• Davetiye, duyuru, bilgilendirme ve hatırlatma faaliyetlerinin yürütülmesi,
• Sponsorluk, iş ortaklığı ve organizasyon koordinasyon süreçlerinin yönetilmesi,
• Katılımcılar ile iletişimin sağlanması,
• Faturalandırma, muhasebe ve finans süreçlerinin yürütülmesi,
• Ödeme ve tahsilat işlemlerinin gerçekleştirilmesi,
• Müşteri ilişkileri ve memnuniyet süreçlerinin yönetilmesi,
• Organizasyon kalitesinin artırılması ve hizmet geliştirme çalışmalarının yürütülmesi,
• Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
• Yetkili kamu kurum ve kuruluşlarının taleplerinin karşılanması,
• Bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi,
• Hukuki uyuşmazlıklarda delil teşkil etmesi amacıyla kayıtların saklanması,
• Şirket içi denetim, raporlama ve operasyonel faaliyetlerin yürütülmesi.

4. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi ve Hukuki Sebebi

Kişisel verileriniz;

• İnternet sitesi üzerinden yapılan başvurular,
• Elektronik kayıt formları,
• E-posta yazışmaları,
• Telefon görüşmeleri,
• Mobil uygulamalar,
• Fiziki başvuru formları,
• Sözleşmeler,
• Sosyal medya platformları,
• Etkinlik ve kongre kayıt masaları

hukuki sebeplerine dayanılarak işlenebilmektedir.

5. Kişisel Verilerin Aktarılması

Kişisel verileriniz, KVKK'nın 8 ve 9'uncu maddeleri kapsamında ve gerekli güvenlik tedbirleri alınmak suretiyle aşağıdaki kişi ve kuruluşlara aktarılabilecektir:

• Yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına,
• Mahkemeler, icra daireleri ve diğer adli mercilere,
• Hukuken yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara,
• Organizasyon kapsamında hizmet alınan otel, konaklama ve seyahat şirketlerine,
• Havayolu şirketleri ve transfer hizmet sağlayıcılarına,
• Sponsorlara (açık rızanız bulunması halinde),
• Bilgi teknolojileri ve yazılım altyapı hizmet sağlayıcılarına,
• Bulut bilişim ve veri barındırma hizmeti sunan firmalara,
• Mali müşavirlik ve bağımsız denetim hizmeti veren kuruluşlara,
• İş ortaklarına ve çözüm ortaklarına.

Yurt dışına veri aktarımının gerekli olması halinde, ilgili mevzuat hükümlerine uygun şekilde gerekli teknik ve idari tedbirler alınarak hareket edilecektir.

6. Kişisel Verilerin Saklanması ve Güvenliği

SD Kongre, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini ve erişilmesini önlemek, kişisel verilerin muhafazasını sağlamak amacıyla gerekli teknik ve idari tedbirleri almaktadır.

Bu kapsamda başta;

• Yetki matrisi uygulamaları,
• Erişim kontrol sistemleri,
• Şifreleme yöntemleri,
• Ağ güvenlik önlemleri,
• Loglama faaliyetleri,
• Periyodik sızma testleri,
• Personel gizlilik yükümlülükleri,
• Veri işleme politikaları

olmak üzere uygun güvenlik mekanizmaları kullanılmaktadır.

Kişisel verileriniz, işleme amacının gerektirdiği süre boyunca ve ilgili mevzuatta öngörülen yasal saklama süreleri kadar muhafaza edilir. Saklama süresinin sona ermesi halinde veriler mevzuata uygun olarak silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

7. Veri Sahibinin Hakları

KVKK'nın 11'inci maddesi uyarınca veri sahibi olarak aşağıdaki haklara sahipsiniz:

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri öğrenme,
• Eksik veya yanlış işlenmiş verilerin düzeltilmesini isteme,
• KVKK'nın 7'nci maddesi kapsamında verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• Düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin aktarılan üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler aracılığıyla analiz edilmesi nedeniyle ortaya çıkan sonuçlara itiraz etme,
• Kanuna aykırı veri işlenmesi nedeniyle zarara uğramanız hâlinde zararınızın giderilmesini talep etme.

8. Başvuru Usulü

KVKK kapsamında sahip olduğunuz haklarınıza ilişkin taleplerinizi, kimliğinizi tevsik edici bilgi ve belgeler ile birlikte KVKK mevzuatında öngörülen yöntemlere uygun olarak SD Kongre'ye iletebilirsiniz.

Başvurularınız, niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz (30) gün içerisinde ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır. Ancak işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücret talep edilebilecektir.

SD Kongre Organizasyon ve Etkinlik Yönetimi, kişisel verilerin işlenmesine ilişkin süreçlerini yürürlükte bulunan veri koruma mevzuatına uygun şekilde sürdürmekte olup, işbu Aydınlatma Metni üzerinde mevzuat değişiklikleri veya operasyonel gereklilikler doğrultusunda güncelleme yapma hakkını saklı tutar.